InfoBook

Este es el área de ClaSS en donde puedes observar y/o modificar información sobre cualquier estudiante del colegio.

Se debe tener presente que algunas de las operaciones aquí descritas sólo pueden ser realizadas por ciertos usuarios. Por ejemplo, solamente usuarios administrativos tienen concedido privilegios como para editar el detalle de los contactos.

Cuando se accede a InfoBook se visualiza una pantalla como la siguiente:

Listar estudiantes

Para visualizar el listado de estudiantes, haga clic sobre el menú de lista desplegable Year group. A continuación selecciona el año que desearías ver y éste será listado en la pantalla principal.

Listar grupo académico

Video Ejemplo
¡Clica aquí!

Si se desea visualizar todos los estudiantes que pertenecen a un grupo académico seleccione el grupo que desearía ver y éste será listado en la pantalla principal.

Listar otros grupos

Bajo este tipo se encuadran otros grupos que pueden existir en el colegio, tal como actividades extra curriculares. Si se desea visualizar todos los estudiantes que pertenecen a un grupo de este tipo seleccione el grupo que desearía ver y éste será listado en la pantalla principal.

Exportar resultado

ClaSS está preparado para exportar a excel muchos de los listados visualizados.

Todos estos útiles están situados en aquellas pantallas de visualización que lo habilitan:

Una vez que se obtiene el listado, clica sobre 'check all' para exportar todo o clica sobre 'export' para exportar sólo los que se desea del total.

Por ejemplo, si el listado a exportar es éste:

a) Clicar sobre la caja de tic 'check all' en la parte superior izquierda.

b) Exporta clicando en el botón 'export' situado en la parte superior derecha.

Buscar Estudiantes

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(1) Clica Aquí!
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(2) Clica Aquí!

Es posible buscar un estudiante por los apellidos y el nombre. Para buscar, introduce los apellidos o el nombre o ambos y clica sobre Search. También se aceptan entradas parciales, de forma que si se conoce parte del nombre por ejemplo, se buscará también un estudiante cuyo apellido comience por las letras introducidas. Los estudiantes encontrados serán visualizados en la pantalla principal.

Si también eres miembro del equipo de administración, podrás buscar por:

  • Apellidos
  • Nombre
  • Nombre preferido
  • Nacionalidad
  • Género
  • Número de matrícula
  • Clave del ePortafolio
  • Número de residente

Haz tu elección a través del menú tipo desplegable menú desplegable (el cual puede ser encontrado en la barra vertical a la izquierda), introduce el contenido de tu búsqueda o selecciónalo desde menú desplegable) y clica sobre Search. Los resultados se visualizarán sobre la pantalla principal.

Una vez que haya localizado los estudiantes se mostrarán en una pantalla similar a ésta:

Añadir más columnas

Es posible visualizar una información diferente de la de el Género y la Fecha de Nacimiento estudiante paginando hasta el final de la pantalla y clicando sobre el boton 'añadir columna' o .

De esta forma se añade una nueva columna y es posible seleccionar su contenido desde la selección hecha en el menú desplegable, en la cabecera.

Por favor, observa que puede ser necesario clicar sobre el menú desplegable con el ratón, no liberándolo hasta que hayas hecho tu selección del contenido.

También es posible añadir más de una columna.

Seleccionar vistas guardadas

Cuando se añaden más columnas se puede llegar a obtener varios tipos de informes que en el futuro se visualizarán repetidamante. Si este es el caso, pulsar sobre la caja de selección para desplegar todas las vistas posibles.

Al elegir una de ellas, clicando sobre la que deseamos visualizar, ésta reaparece en el cuadro de lista que permanece todavía vacío. Ahora solo basta con clicar sobre el botón 'Select view' para visualizar el informe seleccionado bajo este formato.

Contactos

Buscar contactos

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¡Clica Aquí!

Al igual que con la búsqueda de estudiantes el equipo de administración tiene la opción de buscar los contactos de un estudiante, ya sea por país de residencia o por nombre, etc. Para conseguirlo, selecciona el correspondiente menú desplegable drop-down menu bajo el título Contact search o Búsqueda de Contactos.

Se puede buscar contactos por:

  • Apellidos
  • Nombre
  • País
  • Código postal
  • Dirección de mail
  • Clave del ePorta folio para accedder a Classic

Tus contactos se listarían sobre la pantalla principal (ver la siguiente imagen).

Clicando sobre el signo más a la izquierda del nombre del contacto se desplegará el nombre del estudiante asociado. Y para esconderlo:

Clicando sobre el nombre del contacto se verá la página de información de este contacto, donde puede editarse y modificar la información del contacto.

Pero si se clica sobre el nombre del estudiante, lo que se abre es la página con información sobre el perfil del estudiante.

Imprimir etiquetas de contactos

Para una selección de estudiantes

La primera tarea a realizar cuando se va a imprimir etiquetas es extraer una lista de los estudiantes cuyos contactos van a ser los destinatarios. Esta lista puede ser todo un año o un grupo o el resultado de una búsqueda de estudiantes. Ver en los epígrafes previos para mayor información.

Una vez que los estudiantes son listados necesitamos clicar en la caja de tics 'Check all' en la parte superior izquierda de la pantalla a menos que solo se desee una selección de estudiantes en cuyo caso cada estudiante puede ser seleccionado individualmente clicando en la caja de tics a la izquierda de su nombre. Y a continuacion en el botón 'labels' (etiquetas).

Para un grupo completo

Si se necesitan las etiquetas para una sección de estudiantes del colegio, entonces empléese la opción 'Custom group', que permitirá elegir los años que se desee. Para todo el colegio clicar en todos los años. Y a continuacion en el botón 'labels' (etiquetas).

Previsualización de etiquetas

La opción final es elegir a quién de los destinatarios se envía: (1) students significa que se envía una etiqueta por cada uno, y se dirige al niño, no al familiar. (2) A los contactos: se producirá una etiqueta por contacto y por estudiante con el nombre del niño impreso an la etiqueta, en pequeño. (3) Por familia: se producirá una etiqueta por familia, sin importar cuántos estudiante estén incluidos como parte del grupo señalado. Estará dirigida al primer contacto con una dirección. Se visualizará el número total de etiquetas que cumpla tus criterios y se verá en negrita todo contacto cuya dirección falte.

Presione el botón 'labels' (etiquetas) para previsualizar las etiquetas. Una pantalla visualizara las etiquetas para los contactos señalados. Las etiquetas están preparadas por defecto para usar APLI Ref. 01275 labels (105 x 40 mm) aunque si el colegio quiere utilizar tamaños diferentes éstos pueden ser configurados por el administrador.

Los contactos con etiquetas son aquellos que en la pantalla de información de contactos tienen la opción 'recibir mailings' igual a 'all'. Una vez se ha verificado que la etiquetas están correctas, se imprimen clicando sobre file y después Print.

En la siguiente pantalla, asegúrate de haber seleccionado tu impresora y después pulsa sobre OK.

Envío de SMS a Contactos

Para poder enviar SMS a contactos es preciso que el servicio esté corretamente configurado por el administrador del colegio.

La primera tarea a realizar cuando se envían SMS a contactos es obtener la lista de estudiantes cuyos contactos serán los destinatarios del SMS. Esta lista puede estar compuesta por una año o un grupo o resultado de una búsqueda de estudiantes. Una vez que los estudiantes han sido listados seleccionamos el conjunto pulsando sobre la caja de tic Check all en la parte superior izquierda de la pantalla, a menos que se desee una selección de estudiantes, en cuyo caso ha de seleccionarse clicando sobre la caja de tics a la izquierda del nombre.

A continuación, hemos de seleccionar los Contactos SMS desde la parte inferior izquierda de la pantalla principal (bajo el botón Message).

Después, clicar sobre el botón Mensaje:

La siguiente pantalla debería ser similar a ésta:

La caja de texto BCC debería contener por defecto tu dirección de e-mail. Esto significa que una copia del mensaje tambien será enviada a tu cuenta (aunque es posible cambiar o suprimir esta dirección de e-mail, si se desea.)

Antes de enviar cualquier e-mail, un Subject debe teclearse en la caja correspondiente.

El cuerpo del mensaje debería escribirse sobre la caja blanca principal.

Merece la pena poner atención en las dos cajas que aparecen bajo la principal. Éstas contienen información sobre los estudiantes cuyos contactos no han sido seleccionados para recibir este mensaje y por lo tanto no lo van a recibir.

Para que un contacto haya sido seleccionado con antelación debe tener activada la opción 'recibe mailings' a All.

Cuando hayas terminado de escrbir el mensaje, clica sobre Submit para enviárselo a los contactos. Los mensajes de e-mail que los contactos reciben aparecerán como enviados por el colegio y no constará en ellos ninguna información de la persona que los envió.

Perfil de Estudiante

Para ver el perfil de un estudiante simplememte haz clic sobre el nombre del estudiante. Deberías de ver una pantalla como ésta:

Detalles

Video Ejemplo
¡Clica aquí!

Esta sección sobre el perfil describe información básica del estudiante. Al clicar en el icono sobre i41.tinypic.com_2hocyex.jpg si wemail ha sido configurado correctamente para tu cuenta, puedes enviar un e-mail al tutor del estudiante en cuestión.

Historia del Estudiante

Evaluaciones

Video Ejemplo
¡Clica aquí!

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Clicando sobre Evaluaciones nos permite ver/editar la historia del estudiante en el colegio y añadir nuevas evaluaciones.

Para volver al perfil del estudiante clicar sobre el boton atrás Back.

Para ver la historia de evaluaciones del siguiente estudiante en la lista que antes seleccionaste, clica sobre Next (siguiente) o alternativamente sobre Previous (previo) para visualizar el estudiante que está antes en la lista.

Comments

Video Ejemplo
¡Clica aquí!

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Esta página lista cualquier comentario realizado sobre este estudiante así como te permite añadir un comentario (si tienes permisos para ello).

Un nuevo comentario puede ser realizado introduciendo la información en la caja de detalles Details.

Una vez que toda la información ha sido introducida, clica sobre Submit y obtendras un mensaje diciendo que tus comentarios han sido recogidos correctamente, devolviendote a la pantalla de comentarios. El comentario debería visualizarse bajo la sección Entradas.

Para ver el comentario completo, clica sobre el signo más i43.tinypic.com_260zpxd.jpg. El signo menos i43.tinypic.com_x5s1ok.jpg puede entonces ser utilizado para cerrar el comentario.

Para volver a la pantalla de perfiles clica sobre Back.

Incidents

Video Ejemplo
¡Clica aquí!

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Clicando sobre incidentes en la página sobre el perfil no lleva a la página donde es posible grabar un nuevo incidente y ver/editar la historia de los incidentes de un estudiante

Para crear un nuevo incidente para un estudiante necesitamos:

  • Introducir los detalles del incidente en la caja Details.
  • Selecionar el Estado del incidente de drop-down menu.
  • Cambiar la fecha date (si es necesario) del incidente.
  • Seleccionar la sancion que ha sido aplicada en la caja de menu desplegable correspondiente.
  • Opcional: Seleccionar un tema con el qu el incidente este relacionado de la caja de menu desplegable correspondiente.
  • Finalmente, debemos clicar sobre Submit para grabar nuestro informe sobre el incidente.

Después de grabar el incidente recibiremos un mensaje indicándonos 'Incidente grabado'.

El incidente será ahora visualizado junto con los incidentes previos, bajo el título 'Incidentes existentes'.

Para ver un incidente clica sobre el signo más i43.tinypic.com_260zpxd.jpg y la información sobre el incidente aparecerá directamente abajo. Para cerrar un incidente clica sobre el signo menos i43.tinypic.com_x5s1ok.jpg.

El estado se mostrará en rojo si hay alguna acción en curso que debiera ser nacesaria.

Para volver a la página del perfil clica sobre Back (atrás)

Premios

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Clicando sobre Premios desde la Página sobre el perfil nos llevará a la página donde es posible grabar una nuevo premio para el estudiante y el historial de premios que el estudiante ha recibido.

Para añadir un nevo premio para el estudiante necesitaremos:

  • Introducir los detalles del premio en la caja de detalles: Details.
  • Cambiar la fecha en que el pemio se recibe (si es necesario).
  • Opcional: seleccionar el título del premio clicando sobre la caja de menu desplegable que ofrece opciones junto a Subject.
  • Finalmente debemos clicar sobre Sumit para añadir el premio.

Después de grabar el nuevo premio recibiremos un mensaje que indica 'Premio grabado'.

El premio debería de ser listado, junto con las premios ya grabados, bajo la cabecera Premios. To view an existing prize click on the plus sign i43.tinypic.com_260zpxd.jpg and the prize information will appear directly beneath. To close the information click on the minus sign i43.tinypic.com_x5s1ok.jpg.

Para ver un premio clica sobre el signo más i43.tinypic.com_260zpxd.jpg y la información sobre el premio aparecerá directamente abajo. Para cerrar un premio clica sobre el signo menos i43.tinypic.com_x5s1ok.jpg.

El estado se mostrará en rojo si hay alguna acción en curso que debiera ser necesaria.

Para volver a la página del perfil clica sobre Back (atrás)

Actividades

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Clicando sobre Actividades desde la Página sobre el perfil nos llevará a la página donde es posible grabar una nueva actividad para el estudiante y el historial de actividades por las que el estudiante ha pasado.

Para añadir un nevo premio para el estudiante necesitaremos:

  • Introducir los detalles del premio en la caja de detalles: Details.
  • Cambiar la fecha en que la actividad tiene lugar (si es preciso).
  • Opcional: seleccionar el título del premio clicando sobre la caja de menu desplegable que ofrece opciones junto a Subject.
  • Finally we MUST click on Submit to add the new activity.
  • Finalmente debemos clicar sobre Submit para añadir la actividad.

Después de grabar la nueva actividad recibiremos un mensaje que indica 'Actividad grabada'.

La actividad debería de ser listada, junto con las actividades ya grabadas, bajo la cabecera Actividades.

Para ver una actividad clica sobre el signo más i43.tinypic.com_260zpxd.jpg y la información sobre la actividad aparecerá directamente abajo. Para cerrar una actividad clica sobre el signo menos i43.tinypic.com_x5s1ok.jpg.

Para volver a la página del perfil clica sobre Back (atrás).

Background

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Clicando sobr Background nos lleva a la página donde es posible grabar una nueva información (por ejemplo alguna informacion general que no haya sido grabada) para el estudiante y ver/editar la historia de informacion de background del estudiante.

Para añadir un nevo premio para el estudiante necesitaremos:

  • Introducir los detalles del incidente en la caja Details.
  • Cambiar la fecha en que la información de respaldo tiene lugar (si es preciso).
  • Estado de la fuente de información eligiendo la opción adecuada (caja de menu de opciones) próxima a Source
  • Elegir quien puede ver la información por medio de la caja de menú desplegable bajo Source y seleccionar bien sea area restringida o compartir con Staff
  • Opcional: elegir el grupo de año del correspondiente menú desplegable próximo a grupo de año.
  • Finally we MUST click on Submit to add the new background information.
  • Finalmente debemos clicar sobre Submit para añadir la actividad.

Después de grabar la nueva información recibiremos un mensaje que indica 'Background grabado'.

La información debería de ser listada, junto con las informaciones ya grabadas, bajo la cabecera Background.

Para ver una información clica sobre el signo más i43.tinypic.com_260zpxd.jpg y la información aparecerá directamente abajo. Para cerrar una información clica sobre el signo menos i43.tinypic.com_x5s1ok.jpg.

Para volver a la página del perfil clica sobre Back (atrás).

Informes de Asignaturas

Clicando sobre esta opción apareceran los informes relevantes de este estudiante.

Para ver o imprimir un informe:

  • Seleccionar un informe de la lista clicando sobre él.
  • Clicar sobre el botón Submit.

Transcurridos unos momentos, aparecera una nueva ventana separada visualizando el informe. Éste puede ser impreso usando las opciones normales del navegador, Archivo > Imprimir.

Para volver a la página del perfil clica sobre Back (atrás).

Información del Contacto Familiar/Tutor

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La información del contacto para los cuidados del niño se encuentra en el inferior derecho de la pantalla del perfil. Cualquier contacto existente puede ser visualizado al clicar sobre sus correspondientes tabs. Desde esta sección puede verse cual es la prioridad del contacto en caso de que el colegio necesite ponerse en contacto con la persona.

Visualizando y/o cambiando la información de un contacto existente

Si ha de cambiar o actualizar la información de un contacto que ya existiese en el perfil del estudiante clica sobre el correspondiente tab del contacto y despues clica sobre el nombre del contacto.

Ahora deberías ver una pantalla similar a la siguiente:

infobook16.jpg

Cualquier campo con una estrella i40.tinypic.com_2hevcb9.jpg próxima a él es obligatorio.

Prioridad, Recibe Mailing y Relaciones

Prioridad

El campo prioridad te permite seleccionar una prioridad desde las ofrecidas por la caja de menu desplegable. Si el valor es First entonces este contacto tendrá la prioridad uno cuando un miembro del conjunto de profesores requiera localizar a un contacto del estudiante. No hay límites al número de contactos/prioridad que peden ser añadidos. Por favor, ten en cuenta que los niveles de prioridad de los contactos no inciden en la recepción de e-mails.

Recibe Mailing

El campo recibe mailing te permite seleccionar si los contactos reciben mails. Hay tres opciones: All significa que el contacto recibirá todos los mailings (incluyendo e-mails) enviados. None significa que ningún mailing o e-mails se enviará a tal contacto. Only reports significa que el contacto recibira mailings de reports solamente. por favor, observa que cuando se selecciona la opción de imprimir etiquetas, un contacto sólo aparecerá sobre las etiquetas solo cuando tiene la opción adecuada seleccionada en este campo.

Relaciones

Este campo te permite decir cual es la relación del contacto con el estudiante desde el menú desplegable. Por favor, observa que hay un número diferente de opciones en este campo, y que el contacto no tiene que ser necesariamente madre o padre (Mother/Father).

Las relaciones que un contacto tiene con el estudiante en el colegio es visible en la caja Relaciones en el inferior derecha de la pantalla principal de la página de información del contacto.

Cuando hayas terminado de ver, cambiar o introducir nuevos datos, clica sobre Submit para que tus cambios queden reflejados en el sistema.

Añadir contactos

Video Ejemplo
¡Clica aquí!

infobook15.jpg

Para añadir un nuevo contacto de un estudiante clica sobre la pestaña Add New Contact. por favor, observa que se usa solo para crear un nuevo contacto para el estudiante. Para editar informacion ya existente ver más arriba. Se visualizará un formulario que necesita ser rellenado

Cuando hayas terminado de introducir la informacion que consideres relevante clica sobre Submit

El nuevo contacto acaba de ser añadido y deberia ser visible junto con los demás contactos.

Suprimir contactos

Video Ejemplo
¡Clica aquí!

Para suprimir un contacto hay que clicar sobre el nombre del contacto para editarlo y clicar sobre desenlazar cotacto, botón Unlink Contact en la pantalla de edición.

El contacto dejará de aparecer en el perfil de ese estudiante.

Cambiar otra información

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Esta pantalla refleja dónde ver/cambiar información relativa a Informes, Exclusiones, Necesidades especiales, Médicas y Matriculación. La información puede ser encontrada en la sección detalles del perfil de estudiante.

Exclusiones

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Clicando sobre Exclusiones nos lleva hasta la página de exclusiones. Aquí es posible grabar nuevas exclusiones que el estudiante puede recibir.

Para añadir una nueva exclusión para el estudiantes necesitaremos:

  • Introducir la razón de la exclusión clicando sobre la caja blanca bajo la etiqueta Razón y escribir la información.
  • La Categoría de la exclusión (tipo de exclusión) debe ser seleccionada desde el menú desplegable.
  • Cambiar la fecha (si es necesario) de la exclusión iniciada y finalizada, o próxima a finalizar (Fecha Inicial y Fecha Final))
  • Finalmente debemos clicar sobre Submit para grabar en el sistema la nueva exclusión.

La exclusión debería aparecer listada, junto con las demás, bajo la cabecera Entradas.

Para ver una exclusión grabada clicar sobre el signo más i43.tinypic.com_260zpxd.jpg y la información sobre exclusión aparecerá. Para cerrar la información clicar sobre el signo menos i43.tinypic.com_x5s1ok.jpg. Para suprimir una exclusión de la lista clicar sobrela cuz roja i40.tinypic.com_o0p11x.jpg. El siguiente mensaje aparecerá y tu deberás clicar OK para proceder:

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Para volver a la página del perfil clicar sobre Back (atras ó regresar).

Necesidades de Educación Especial

Si el estudiante buscado tiene necesidades de educación especial, puedes añadir esta información clicando sobre Necesidades Especiales.

Sobre esta página, si no has grabado necesidades especiales para este estudiante, obtendrás una ventana diciendo lo siguiente:

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Para añadir información sobre necesidades especiales al perfil del estudiante.clicar sobe el botón Change SEN Status. Con esta acción aparecerá la pantalla siguiente:

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Los planes de educación especial configurados para este estudiante pueden ser añadidos aquí. Se requiere que introduzcas la fecha de inicio del plan y la fecha prevista de fin.

Bajo la cabecera SEN type puedes añadir hasta dos necesidades de Educación Especial que el estudiante pueda tener seleccionandolas del menu desplegable.

Si tuvieras que añadir temas específicos sobre fortalezasy debilidades y las estrategias a poner en práctica por este motivo, el lado derecho de la pantalla te permitirá hacerlo. Por defecto la pestaña General está seleccionada. Aquí puedes introducir fortalezas y debilidades del estudiante,. Clica sobe Add Subject para añadir un nuevo tema sobre el que quisiera comentar. Seleccionar el tema de la lista de temas desplegable y clicar sobre Add Subject. El tema aparecerá como una pestaña extra que puedes seleccionar.

Una vez que hayas finalizado añadiendo o editando información sobre necesidades de Educacion clica sobre Submit.

Si tienes que suprimir el estado de Necesidades Especiales para el estudiante, clica sobre Remove SEN status.

Para regresar al perfil del estudiante clica sobre Back.

Información Médica

Clicando sobre Medical se visualizarán las Alergias o Dietas Espaciales, si es que las hay, que el estudiante pueda tener.

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Solo el equipo médico puede cambiar el estado médico del estudiante.

Si formas parte del equipo médico del colegio, cuando clicas sobre Medical, si el estudiante no tiene información médica en el sistema se mostrara la siguiente pantalla:

Al Clicar sobre Change Medical Status para cambiar el estado médico del estudiante, se permitirá añadir información médica para el niño/a en el MedBook.

Residente

Para cambiar la información sobre la situación que pueda tener el estudiante residente, clicar sobre Boarder desde la página del perfil del estudiante:

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Para cambiar el status residente, selecciona una de las opciones del menú desplegable y clica sobre Submit.

Si has seleccionado una de las opciones de residencia obtendrás la siguiente pantalla que puedes rellenar opcionalmente:

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Una vez que hayas introducido la información, clica sobre Submit.

Para regresar al perfil del estudiante clica sobre Back.

Matriculación

Para cambiar la información sobre la matrícula del estudiante, clicar sobre Enrolment en el perfil del estudiante.

Aquí obtendrás una pantalla similar a ésta:

infobook25.jpg

Aquí puedes editar o ver información adicional del estado de su proceso de matriculación. Los 3 campos superiores son obligatorios: estado, año y grupo. mientras que la información adicional es opcional.

Si has modificado cualquier información clica sobre Submit. Esto gabará la información en el sistema y te llevará a la pantalla del perfil del estudiante.

infobook_es.txt · Last modified: 2011/11/25 15:15 by zac
 
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